No passado recente, se você realmente quisesse, poderia administrar uma empresa sem as ferramentas de gerenciamento da força de trabalho. Não seria fácil; você ficaria extremamente frustrado, provavelmente trabalharia 80 horas por semana e teria muitas ineficiências operacionais — e talvez economizasse apenas algum dinheiro. Em 2021, isso não se aplica mais. Qualquer organização que esteja considerando um software de nível corporativo agora deve empregar uma estratégia e uma plataforma de WFM. Em um mundo de negócios pós-COVID, o custo de não fazer negócios com eficiência é enorme, enquanto os benefícios são igualmente substanciais.
Já sabemos que as ferramentas WFM podem facilitar um padrão de automação, facilidade, eficiência e funcionalidade; mas, para os especialistas, existem algumas dicas e truques operacionais que se mostraram inestimáveis. Se você é novo no Aspect® Workforce Management™ ou está apenas procurando uma solução WFM, não se preocupe! Essas dicas avançadas também fornecem uma estrutura para o que é possível em sua plataforma.
Vamos começar com algo óbvio, mas muitas vezes esquecido: a atualização. Para a maioria dos nossos usuários, eles passaram por várias versões e lançamentos pontuais. É importante se manter o mais atualizado possível com os lançamentos e atualizações mais recentes da Aspect. Se você precisar de ajuda, recursos on-line e ajuda ao vivo estão sempre disponíveis para otimizar sua plataforma e funcionalidade WFM.
Outra estratégia simples, mas eficaz, é padronizar as convenções de nomenclatura em todos os seus grupos de trabalho e relatórios. As convenções de nomenclatura padrão facilitam a geração de relatórios, facilitam as pesquisas por segmentos de trabalho e podem ser usadas em todas as configurações da Aspect (grupos de previsão, grupos de agentes etc.)
Algumas questões a serem consideradas ao procurar maximizar a eficiência na nomenclatura:
- Como sua organização trata e nomeia relatórios e grupos existentes?
- Como você pode manter a integridade e a consistência entre as convenções de plataforma e os processos de nomenclatura?
Garantir que as convenções de nomenclatura sejam comunicadas de forma clara e compreendida de baixo para cima e de cima para baixo garantirá que você possa maximizar a eficiência.
Um pouco mais de reflexão:
- O que torna essas convenções de nomenclatura bem-sucedidas, persistentes e fáceis de lembrar? Eles são focados no gerente ou na equipe?
- Sua organização utiliza senhas ou precisa de autorização para fins de segurança? Suas convenções de nomenclatura são baseadas em projetos?
Além da integridade dos nomes e dos relatórios, para minimizar os erros entre os grupos, é vital preservar a integridade dos dados, das configurações, do sistema e das regras do verificador. A maioria dos clientes da Aspect fornece suporte interno para administradores por meio de tópicos e conversas semanais regulares ou em grupo. É importante manter o foco e o propósito desses grupos, mas também é vital manter as linhas de comunicação abertas. Recomendamos manter um grupo de e-mail e um grupo de mensagens instantâneas/equipes/Slack para colaboração imediata e recursos de solução de problemas de longo prazo.
Muitas vezes, um banco de dados de recursos ou wiki começa com um grupo de usuários confiáveis e experientes que permanecem comprometidos e engajados. Certifique-se de que as regras sejam revisadas com frequência e que haja uma pessoa ou um processo dedicado para confirmar e validar as mudanças. As regras também devem empregar uma cadeia de comando para garantir máxima visibilidade e redundância.
