Ha llegado el momento, amigos. Por fin hemos llegado al final. Ha evaluado las necesidades de su organización, investigado el software para centros de contacto, comparado los proveedores y revisado los estudios de casos. ¿Está preparado para convertir todo ese trabajo en una hoja de ruta práctica? Trabajaremos a través de un proceso para desarrollar un plan de acción claro para comprar e implementar el software de centro de contacto que elija.
Vamos a describir algunos pasos para crear un plan de acción de compra.
Por qué necesita un plan de acción de compra
Un plan de acción le ayuda a garantizar un proceso de compra de software fluido de principio a fin. Con un plan de acción claro, podrás:
- Fomente la alineación entre los departamentos.
- Siga el cronograma para evitar demoras que pueden resultar costosas.
- Impulse la adopción rápida con la preparación adecuada.
- Garantice un ROI cuantificable mediante objetivos empresariales claros.
Su plan de acción es un puente que conecta el proceso de toma de decisiones con una implementación efectiva e impactante.
Paso 1: Resuma sus hallazgos
Es importante que las partes interesadas estén al tanto de toda la información que ha descubierto a lo largo del proceso. Esto incluye:
- Retos y objetivos empresariales. Replantee claramente los desafíos de su organización y la forma en que un nuevo software los resolverá.
- Comparaciones de proveedores. Después de evaluar a los proveedores, destaque sus puntos fuertes y débiles y el valor que cada solución puede aportar a su organización.
- Razonamiento financiero. Justifique claramente las nuevas compras de software con proyecciones de ROI, ganancias de eficiencia y ahorros de costos.
- Comentarios de las partes interesadas. Resuma las opiniones y preocupaciones de las partes interesadas de todo su departamento.
Consejo profesional: Cree una matriz de comparación con la información de los proveedores y las necesidades de la organización para tener una visión clara de la puntuación de cada proveedor en función de sus criterios.
Paso 2: Describa los hitos del proceso de compra
Defina claramente los hitos del proceso de toma de decisiones con un cronograma paso a paso con el objetivo de mantener su viaje por buen camino. Algunos proveedores de confianza pueden incluso elaborar esquemas de toma de decisiones para ti en función de las necesidades de tu organización.
Los hitos en la toma de decisiones deben incluir:
- Selección de proveedores. Elija su solución y obtenga las aprobaciones internas.
- Negociación de contratos. Colabore con sus equipos legales y de adquisiciones junto con su proveedor para alinear las condiciones del contrato, los precios y los SLA.
- Implementación. Establezca plazos claros para el inicio de la implementación con el soporte confirmado del proveedor durante todo el proceso.
- Planes de formación. Determine cuándo y cómo su equipo se entrenará para empezar a utilizar el nuevo software.
Consejo profesional: Asigne a alguien para que defienda cada hito a lo largo del proyecto para mantener el proceso por buen camino.
Paso 3: Crear una lista de verificación de implementación
Para garantizar una implementación sin problemas, tendrá que prepararse minuciosamente para la implementación del software.
Considera agregar los siguientes elementos a tu lista de verificación:
- Valide la preparación del sistema, las capacidades de integración y la compatibilidad con TI
- Desarrolla un plan de formación fácil de usar centrado en la adopción para garantizar que tu equipo esté preparado y se sienta respaldado.
- Comunique claramente los objetivos y plazos de implementación a las partes interesadas de su empresa.
- Alinéese con su proveedor para asegurarse de que brinde soporte de incorporación y posterior al lanzamiento
Consejo profesional: Su proveedor debe ser un socio exitoso y debe trabajar en estrecha colaboración con su organización durante la implementación. No dude en pedir a sus proveedores planes de implementación para ahorrar tiempo.
Paso 4: Abordar los riesgos potenciales
El proceso de compra e implementación de un nuevo software para centros de contacto puede presentar desafíos. Anticípese a estos problemas y planifique los mitigadores siempre que pueda.
Algunos riesgos comunes que aparecen durante el proceso incluyen:
- Retrasos. Establecer plazos, objetivos realistas y comunicarse desde el principio con los principales responsables de la toma de decisiones
- Complicaciones de integración. Inicie conversaciones tempranas con el departamento de TI y los proveedores con antelación para identificar los obstáculos a la integración.
- Baja adopción. Aborde las inquietudes del personal que puedan afectar las tasas de adopción mediante una comunicación clara y una capacitación exhaustiva.
Consejo profesional: La experiencia de los proveedores es inestimable a la hora de abordar los riesgos y desafíos. Pregúnteles cómo han manejado desafíos similares con otras empresas.
Paso 5: Crear un marco de éxito
La implementación exitosa de un nuevo software de centro de contacto no termina una vez que está activo. Eso es solo el principio. Cree un plan posterior al lanzamiento que ayude a medir de forma continua el ROI y el valor añadido a su empresa.
Los elementos de su marco pueden incluir:
- Realice un seguimiento de los KPI para garantizar que su software cumpla con las expectativas.
- Recopilar los comentarios de los equipos para abordar cualquier inquietud y optimizar la adopción.
- Utilizar el soporte continuo de los proveedores para garantizar que aprovecha al máximo su software.
La organización de un plan de acción estructurado garantizará que la compra de software sea estratégica con resultados medibles. Con un plan de acción detallado, se mantendrá organizado y preparado para sentar las bases para obtener mejores resultados empresariales en su centro de contacto.
¿Necesitas ayuda para crear un plan? El equipo de Aspect está aquí para ayudarte. Ya sea que esté empezando a evaluar a los proveedores o esté listo para la implementación, nuestro equipo de expertos puede guiarlo durante todo el proceso.
Reúna los desafíos de su centro de contacto y los objetivos de la fuerza laboral, llámenos o envíenos un correo electrónico y obtenga información sobre cómo podemos ayudarlo a optimizar sus operaciones.
El plan correcto, el software correcto, el equipo adecuado, el éxito del centro de contacto. Hagamos que suceda.
