什么是劳动力管理?

员工成功指南。

前言

劳动力管理(WFM)是其中一个易于定义但执行起来具有挑战性的概念。预测未来几周甚至几个月的需求,平衡员工需求,实现效率目标——需要管理的任务很多。再加上盘中管理和绩效跟踪等变量,很快就会变得不知所措。

这就是为什么了解 WFM 的细微差别至关重要。这不仅是为了保持运营平稳运行,还要支持长期业务目标。

那么,是什么让WFM成为成功运营的重要组成部分呢?以及如何为您的业务找到合适的解决方案?

在本指南中,我们将引导您了解有关WFM的所有信息,从其重要性到使WFM解决方案生效的关键功能。

第 1 章

什么是劳动力管理?

劳动力管理 (WFM) 是组织用来优化员工绩效的战略方法。WFM的核心是确保公司有效地管理其最有价值的资产——人员,同时平衡效率目标。

WFM 涉及一系列基本功能,这些功能协同工作,打造一支无缝、高效的员工队伍。

图 1
WFM 基本功能

预测

准确预测需求,使员工能力与不断变化的业务需求保持一致。

日程安排

设计符合运营要求的员工日程安排,同时考虑个人偏好和可用性。

时间和出勤率跟踪

监控工作时间以确保合规性、简化操作并保持效率。

绩效管理

利用数据和分析来评估员工绩效,确定趋势并发现增长机会。

第 2 章
进一步阅读:

什么是 WFO,它与 WEM 有何关系?

为什么劳动力管理很重要?

WFM 不仅仅是一个系统或工具。这是一个战略框架,使您的员工队伍与业务目标保持一致,提高效率并取得长期成功。

例如,在联络中心,WFM确保客户服务团队配备适当的人员来处理通话量,满足服务级别协议 (SLA) 并提供优质的服务。

此外,WFM与更广泛的劳动力战略息息相关,例如员工敬业度管理(WEM)和劳动力优化(WFO),它们共同改善员工体验和运营绩效。

第 3 章

劳动力管理的主要好处

WFM 解决方案旨在帮助组织实现其目标。

图 2
WFM 的主要优点
进一步阅读:

灵活的日程安排如何促进工作与生活的平衡和更快乐的团队

运营效率

简化流程以最大限度地提高生产力,同时控制成本。

员工敬业度和留用率

为员工提供灵活的时间表,促进工作与生活的平衡,以及帮助他们取得成功的工具。

客户体验

确保合适的员工能够在每个客户接触点提供一致、高质量的服务。

明智的决策

提供数据驱动的见解,使领导者能够做出明智的决策并推动持续改进。

合规性

帮助组织遵守劳动法律法规,最大限度地降低风险并确保平稳运营。

第四章

劳动力管理的核心组成部分

WFM 究竟如何帮助领导者最大限度地利用劳动力资源、平稳运营和保持员工积极性,同时实现更广泛的业务目标?

以下要素是任何成功的WFM策略的基础。

劳动力预测
日程安排和轮班管理
盘中监控
实时日程表遵守情况
员工自助服务和参与度
劳动力洞察
第 5 章

劳动力管理面临的挑战

从管理波动的需求到平衡员工偏好与业务需求,组织在保持效率和员工参与度方面可能面临挑战。

图 3
WFM 挑战赛

解决员工流失问题

高流失率,尤其是在联络中心等行业,可能会严重干扰运营并推高与招聘和培训新员工相关的劳动力成本。为了解决这个问题,劳动力经理可以使用WFM工具来专注于提高员工的参与度和满意度。

通过提供更好的日程安排灵活性、支持工作与生活的平衡以及提供职业发展机会,组织可以减少人员流失并留住顶尖人才。

进一步阅读:

什么是员工敬业度?为什么它很重要?

图 4
代理流失率

最近进行的一项研究 Metrigy 在近700家公司中,代理流失率/营业额在2023年上升至28.1%,预计在2024年将达到31.2%。

管理多渠道运营

随着数字渠道的不断发展,组织预计将在多个平台上运营,例如电话、电子邮件、聊天和社交媒体。

管理这些不同渠道的工作负载和团队可能很复杂,需要准确的预测和有效的盘中管理,以确保无缝的服务交付。

平衡合规性和灵活性

了解劳动法律和法规(例如工会协议、加班规则和强制性休息要求),同时为员工提供所需的灵活性可能是一项艰难的平衡举动。

劳动力管理工具通过自动化流程来帮助简化合规性,确保组织满足法律要求,同时让员工更好地控制自己的日程安排。

在Aspect,我们确保将所有这些规章制度视为大规模考虑,不是严格的界限,而是系统在后端处理的指导方针。这样,客服人员可以在遵守规则的同时获得无缝的自助服务体验。

达里尔·凯利

Aspect 首席执行官

在混合和远程工作环境中蓬勃发展

向混合和远程工作模式的转变给WFM带来了新的挑战。劳动力领导者现在必须考虑不同的时区和生产力水平等变量。

WFM 解决方案有助于调整绩效指标和日程安排,以适应这些独特的动态,确保团队无论在何处工作都能保持一致。

除物流外,劳动力管理工具还促进远程协作,支持业务目标和公司文化。

管理外包资源

外包提供了灵活性,但也带来了挑战。其中包括使外部团队与您的组织目标和文化保持一致,保持稳定的服务质量,以及整合不同系统的绩效数据。

有效的劳动力管理有助于协调所有这些活动部件。它确保外包团队与内部员工无缝合作,从而实现更顺畅的协作和更好的整体绩效。

第 6 章

劳动力管理技术

技术彻底改变了劳动力管理的工作方式。当今的劳动力管理系统不仅仅是改善日程安排和运营。

技术

高级预测和需求计划

现代 WFM 解决方案应利用历史数据、趋势和人工智能驱动的见解来准确预测未来的需求。寻找考虑到促销和影响行业的外部因素等变量的预测工具。准确的需求计划可确保您在正确的时间分配正确的资源,避免人员过剩或人员不足。

A UI screenshot showing an intra day schedule chart.
技术

动态调度

强大的日程安排工具应考虑员工的可用性、偏好、技能组合和对劳动法的遵守情况。

动态日程安排还应允许在发生意外事件(例如员工缺勤或需求突然激增)时进行快速调整,以保持运营平稳运行。

技术

主管与员工的沟通工具

WFM 解决方案应包括集成的消息传递系统,该系统能够就班次、更新或意外变化进行清晰、实时的通信。

技术

实时依从性跟踪

此功能可确保员工遵守分配的时间表,使经理能够解决延迟开工、延长休息时间或计划外活动的问题。实时遵守功能有助于保持运营效率并满足 SLA。

A UI screenshot showing the ability to get a quick view of all agent's performance.
技术

盘中表现监控

盘中监控工具允许经理进行主动调整,例如重新分配员工或确定任务的优先顺序,以保持稳定的服务水平。

A UI screenshot showing various chart lines for an individual agent's performance.
技术

合规管理

遵守劳动法、工会协议和行业法规是不可谈判的。一个好的WFM解决方案可以自动执行合规任务,例如跟踪加班时间、管理休息要求和遵守轮班时间限制。

A UI screenshot showing an agent's compliance time percentage over time.
技术

自动化

自动化简化了日程安排、换班和绩效跟踪等日常任务,为劳动力经理节省了时间。

技术

员工自助服务功能

自助服务功能使员工能够管理自己的日程安排、申请休假、交换班次和查看出勤记录。这减少了经理的管理工作量,并通过让他们更好地控制工作与生活的平衡来提高员工的满意度。

技术

绩效和质量管理

有效的WFM解决方案应提供监控和提高员工绩效和服务质量的工具。实时指标等功能使经理能够跟踪关键绩效指标,例如生产力和进度遵守情况。

集成的指导工具允许及时提供反馈并支持员工发展,而自动质量保证可简化互动评估,以确定需要改进的领域。

A UI screenshot showing a contact center agent's close rates.
技术

报告和分析

WFM 工具应提供有关生产力、出勤率、依从性和客户满意度等关键指标的详细报告和分析。这些见解使企业能够识别趋势,解决瓶颈,并做出明智的决策以改善运营。

A UI screenshot showing a widget for an agent's score card.
技术

数据集成能力

您的WFM解决方案应与其他系统(例如薪资、人力资源和CRM工具)无缝集成,以确保数据一致性并减少手动工作。这种整体方法可以改善运营并增强决策。

查看我们的博客系列, 如何购买 WFM 软件,获取我们的劳动力管理专家的见解和实用技巧。

UI Screenshot showing a logic setup for integrating data from another platform into WorkforceOS.
第 7 章

WFM 中的 AI 和机器学习

人工智能和机器学习正在通过使操作更智能、决策更快来改变劳动力管理的游戏规则。以下是这些技术如何塑造WFM的未来。

图 5
WFM 和 AI

更智能的预测和调度

AI 分析大量数据(包括过去的趋势和实时信息),以预测需求并创建优化的时间表。这意味着劳动力经理和分析师可以更有效地根据需求调整人员配置,并通过减少人工计划来节省时间。

实时盘中调整

借助人工智能,企业可以监控实时数据,例如通话量或客户互动,并根据需要快速调整人员配置。这有助于保持服务水平,无需经理在每次需求发生变化时都手动介入。

利用预测分析提前规划

AI 工具可以在潜在问题(例如人员缺口或未完成 KPI)发生之前将其识别出来。通过尽早发现这些风险,管理人员可以迅速采取行动以避免中断。

第 8 章

WFM 如何帮助不同行业和规模的企业

WFM 系统有助于提高效率、提高员工参与度并增强从小型企业到大型企业的各种规模组织的客户体验。

01

适用于小型企业

较小的组织通常会兼顾有限的资源和紧张的预算。WFM 解决方案使他们能够:

  • 在不超支的情况下优化人员配置以满足需求。
  • 自动执行计划和合规性任务,节省宝贵的时间。
  • 通过更好的日程安排和工作与生活的平衡来提高员工的满意度。
02

适用于中型公司

随着企业的发展,劳动力管理的复杂性也随之增加。WFM 工具可以通过以下方式提供帮助:

  • 简化操作以处理不断增加的工作量。
  • 为更好的决策提供数据见解。
  • 改善跨部门或地点的团队协作。
03

适用于大型企业

管理多个地点或部门的数千名员工需要精确性和可扩展性。WFM 系统可以:

  • 与人力资源或工资单等其他企业系统无缝集成。
  • 提供高级预测和实时调整以满足全球需求。
  • 确保各地区一致遵守劳动法律法规。

跨行业

无论哪个行业,WFM 解决方案都能解决特定行业的挑战:

联络中心

优化代理调度并维持服务级别。

医疗保健

平衡患者护理需求与监管合规性。

零售

管理季节性人员需求,确保门店覆盖。

制造业

使生产计划与员工可用性保持一致。

航空公司

优化机组人员安排,管理航班延误,并确保遵守航空法规。

金融服务

简化后台运营,使人员配备与交易量保持一致,并保持对严格的监管标准的合规性。

图 6
重新构想 WFM
第九章

使用 Aspect 重新构想劳动力管理

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