Fangen wir damit an: Komplexität ist nicht immer schlecht. Wie WFM-Profi Alec Bowman-Clark in einem erwähnte Fragen Sie Aspect Q&A, komplexe Workforce-Management-Lösungen können für diejenigen wertvoll sein, die sie benötigen. Einige Unternehmen stehen vor Herausforderungen wie komplizierten Planungsanforderungen oder benötigen robuste Berichtsfunktionen, die nicht in jedem WFM-Tool verfügbar sind.
Was aber, wenn die komplexen Funktionen einer WFM-Plattform überwältigend werden? Was ist, wenn sich alle Schaltflächen und Funktionen in einem Tool einschüchternd anfühlen? Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihre Herangehensweise an WFM-Tools zu bewerten — oder neu zu bewerten.
Wir werden einige Möglichkeiten untersuchen, wie Sie Ihren Umgang mit WFM-Tools vereinfachen und sicherstellen können, dass Sie den Wert Ihrer Personalsoftware maximieren.
Verstehe deine tatsächlichen WFM-Bedürfnisse
Es ist wichtig, dass Sie die WFM-Anforderungen Ihres Unternehmens zu Beginn des Softwareevaluierungsprozesses verstehen. Es ist auch wichtig, diese Anforderungen neu zu bewerten, wenn Ihr Unternehmen skaliert und sich die WFM-Anforderungen ändern.
Unabhängig davon, ob Sie die Personalsoftware zum ersten Mal evaluieren oder die Nutzung Ihrer aktuellen Tools neu bewerten, erstellen Sie zunächst eine Liste von Funktionen, einschließlich der erforderlichen Funktionen im Vergleich zu einer netten Funktion.
Hier sind ein paar Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Bietet diese Funktion einen Mehrwert für mein Unternehmen?
- Stimmt diese Funktion mit den Geschäftszielen überein?
- Bietet diese Funktion einen Einblick in unsere KPIs?
Diese Fragen können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Funktionen Sie dem Mastering Priorität einräumen sollten, und gleichzeitig andere Funktionen identifizieren, die für zukünftige Erkundungen auf Sparflamme bleiben können.
Erfahre mehr über Evaluierung der Contact-Center-Software in unserer neuesten Blogserie oder informieren Sie sich über ausführliche Bewertungskriterien in unserer WFM- und WEM-Käuferleitfaden.
Ein paar wichtige Funktionen, die es zu berücksichtigen gilt
Lassen Sie uns bei der Bewertung der oben genannten Fragen die spezifischen Funktionen der WFM-Tools untersuchen, mit denen Sie Abläufe optimieren und die Komplexität in Ihrem täglichen Arbeitsablauf reduzieren können. Beachten Sie Folgendes:
- Self-Service-Portale für Mitarbeiter: Workforce-Lösungen mit Self-Service-Optionen geben den Mitarbeitern mehr Autonomie und vereinfachen gleichzeitig die Prozesse für das Management. Tools wie Mitarbeitererfahrung (WFX) ermöglichen es Unternehmen, Regeln festzulegen, die die Zeitplanpräferenzen der Mitarbeiter mit dem erforderlichen Personalbestand in Einklang bringen. Mitarbeiter können die Vorteile der Selbstplanung und des Schichtwechsels nutzen und vorausschauende Freistellungsgenehmigungen auf der Grundlage transparenter Personalanforderungen einholen.
- Einblicke in die Personalausstattung in Echtzeit: Gleichen Sie den Personalbestand aus und senken Sie die Arbeitskosten, indem Sie sowohl während des Arbeitstages als auch über längere Planungszeiträume in Echtzeit auf Änderungen reagieren.
- Umsetzbare Analysen: Präzise und verwertbare Daten können die Leistung Ihrer gesamten Belegschaft verbessern. Priorisieren Sie Funktionen wie erweiterte Prognosen und Leistungsverfolgung, um fundierte Entscheidungen in Ihrem gesamten Unternehmen zu treffen.
Optimieren und vereinfachen Sie Ihre Strategien
Neben der Bewertung der WFM-Anforderungen Ihres Unternehmens sollten Sie erwägen, die folgenden Strategien zu implementieren, um die Verwendung von Workforce-Tools zu vereinfachen.
- Implementieren Sie einen einheitlichen Plattformansatz. Plattformen mit segmentierter Belegschaft können die Komplexität erhöhen und zu Datensilos für Manager führen. Gleichzeitig sinken die Akzeptanzraten bei den Mitarbeitern. Erkunden Sie Optionen, die Daten zu einer zentralen Informationsquelle zusammenführen und Funktionen wie Prognose, Berichterstattung und Leistungsverfolgung vereinfachen.
- Erstellen Sie rollenbasierte Ansichten und benutzerdefinierte Benutzeroberflächen. Die Teammitglieder haben unterschiedliche Bedürfnisse, und die Benutzeroberflächen sollten das widerspiegeln, was für die Rolle jedes Einzelnen am relevantesten ist. Dies vereinfacht die Lernkurve, da sich nur auf die Funktionen konzentriert wird, die sie tatsächlich verwenden werden.
- RCN, ein Aspect-Kunde, verwendete Lösungen in Aspect WorkforceOS um die Leistungskennzahlen der Mitarbeiter sorgfältig zu verfolgen. Es wurden jedoch rollenbasierte Benutzeroberflächen entwickelt, um zu verhindern, dass Mitarbeiter mit unwichtigen Informationen überflutet werden, die sie von Interaktionen mit dem Kundenservice ablenken könnten.
- Entwickeln Sie standardisierte Prozesse. Nachdem Sie festgestellt haben, welche WFM-Funktionen für Ihr Unternehmen direkt von Vorteil sind, erstellen Sie Prozesse, die die richtigen Funktionen nutzen, um die betriebliche Effizienz zu steigern.
- NRTC Managed Services kümmert sich um die Kontaktcenter-Aufgaben für rund 330 Unternehmen, wobei die Mitarbeiter bis zu 40 Unternehmen vertreten müssen. Mit standardisierten Prozessen unter Aspekt Personalprognose und -planung Mit diesen Tools war NRTC in der Lage, Zeitplanlücken für vertretene Unternehmen effektiv zu lokalisieren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Change Management und Schulung sind entscheidend
Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anforderungen an das Personalmanagement immer komplexer werden, benötigen Sie einen strategischen Ansatz für das Management von Änderungen.
- Konzentrieren Sie sich auf die Einführung von WFM-Tools. Eine geringe Benutzerakzeptanz und -bindung minimieren die Vorteile, die Unternehmen aus ihrer Personalsoftware ziehen werden. Adoptionsorientierte Prozesse wie maßgeschneidertes Onboarding und Mitarbeiterfeedbackgespräche können die Entmutigung beim Erlernen komplexer Tools verringern.
- Erwägen Sie die Verwendung von Tools wie WFX, die für eine intuitive Bedienung und schnelle Einführung entwickelt wurden. Tools mit vereinfachten Benutzeroberflächen, bei denen UX im Vordergrund steht, können die Akzeptanz erhöhen und die Komplexität der Mitarbeiter verringern.
- Fortlaufende und relevante Schulungen. WFM ist keine Universallösung — Mitarbeiter benötigen Schulungen, die für ihre spezifischen Rollen relevant sind. Vermeiden Sie unnötige Komplexität, indem Sie das Schulungsmaterial auf die wichtigsten Funktionen ausrichten, die Mitarbeiter je nach ihren Aufgaben beherrschen müssen.
- Wenden Sie sich an den Support. Ein Teil der Verantwortung eines Softwareanbieters besteht darin, sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitertools herausholen. Bauen Sie eine Beziehung zu Ihrem Anbieter auf, die auf proaktivem Support basiert, um Herausforderungen zu bewältigen, bevor sie entstehen.
- Die Experten von Aspect Training und Kundensupport bieten Dienstleistungen an, um Teams dabei zu unterstützen, Veränderungen in der Belegschaft zu bewältigen und komplexe Systeme zu vereinfachen. Erfahren Sie mehr darüber, wie wichtig es ist, Anbieter und ihre Supportdienste zu bewerten, in unserer“So kaufen Sie Contact Center-Software„Führer.
Finden Sie die Balance zwischen leistungsstarker Funktionalität und Einfachheit
Ihr Workforce-Management erfordert möglicherweise leistungsstarke Funktionen, um komplexe Herausforderungen zu bewältigen, aber Ihre Tools sollten nicht schwierig zu bedienen sein. Wie Tina G, unsere Produktdirektorin, sagte ein aktueller Ask Aspect:
„Die Einfachheit könnte auf ein einfaches oder unkompliziertes Produkt schließen lassen. Was wir wirklich meinen, ist ein Produkt, das mit minimalem Aufwand leistungsstarke Ergebnisse liefert.“
Bei der Weiterentwicklung unserer Produkte und der Entwicklung neuer Lösungen für WFM-Herausforderungen legen wir großen Wert auf die Entwicklung von Produkten mit hohem Funktionsumfang, die die Nutzer nicht überfordern. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Ziele mit weniger Schritten und weniger Reibungsaufwand zu erreichen. Dabei setzen wir Strategien und Tools ein, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch des Unternehmens erfüllen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir WFM für Mitarbeiter und Manager einfach machen? Tippe auf WFX und tauchen Sie tief ein zu Funktionen wie intuitiver Terminplanung und prädiktiven Erkenntnissen, um Ihren Alltag zu verbessern.
